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Calculer le budget de son spectacle : les étapes à suivre

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Un jour je serai un bon budgéteur :

Je financerai sans répit

Tous mes projets de crowdfunder :

Ulule est mon ami !

BUDGETEUR  - Cet article est pour toi.

Un jour, j’essaierai d’aller directement au but sans laisser la pop culture m’influencer. Un jour. Peut-être.

Bref, vous l’aurez compris, nous allons parler finance et budget – éléments capitaux du financement participatif, et étape fondamentale à la préparation d’un spectacle. Combien cela va-t-il vous coûter ? Comment gérer le contenu de votre porte-monnaie ? Comment bien préparer son budget avant une campagne de financement participatif pour un spectacle ? Autant de questions auxquelles je vais essayer d’apporter une réponse.

Un budget, c’est juste indispensable.

Je vous entends déjà : « Bah bien sûr que c’est indispensable un budget, merci bien. Non mais, oh. »

À toi, cela peut sembler évident, mais pour quelqu’un qui débute dans cet univers, ce n’est peut-être pas le cas. Il m’est arrivé, à l’occasion de rendez-vous professionnels dans le cadre de petites productions étudiantes, d’entendre des phrases du style : « Non mais, on sait que la location du théâtre ça coûte environ 1 600 euros, donc bah on a qu’à demander 2 500 euros et puis on se débrouillera  avec le reste » ou encore « J‘sais pas, lumière + son + mon costume + la machine à fumée… On n’a qu’à dire qu’il nous faut au moins 4 000 ? »

Si jamais cela vous arrive, n’étranglez pas cette personne tout de suite même si l’envie vous en prend. Gérer des sous est un art que l’on apprend avec nos expériences personnelles. Cette personne n’a sans doute pas encore intégré que chaque chose a un prix, qu’il y a souvent des charges en plus, et qu’il faut faire preuve d’un grand sens d’organisation quand on s’aventure dans la finance.

Catégories & Flexibilité

Pour le budget d’un spectacle, il y a des catégories assez évidentes : Costumes, Accessoires, Son & Lumière, Location du théâtre. Ce sont les catégories de base.

Maintenant réfléchissons ensemble : quels autres frais peuvent entrer en compte ?

-     Si vous n’avez pas la chance d’avoir accès à des locaux gratuitement, il va falloir établir une catégorie « salle de répétition » ;

-    Si vous avez besoin de transporter des accessoires lourds et/ou votre décor, ou encore si vous devez voyager en train/avion ou autre pour les besoins de votre production, il va vous falloir une catégorie « frais de transport » ;

-    Vous allez sans aucun doute créer du matériel publicitaire (flyers, posters...), il va donc vous falloir des fonds pour votre « publicité » ;

-    Vous partez en tournée – pensez au « logement » ;

-    Vous avez peur des mauvaises surprises – prévoyez une poire pour la soif et une catégorie « au cas où » pour les imprévus ;

-     Enfin, vous avez peut-être engagé du personnel (acteurs, techniciens, designers, scénographes ou autre). Il serait bon dans ce cas de penser à leurs « salaires » - ainsi qu’au vôtre, bien évidemment.

Regardez combien tout coûte et créez votre budget en fonction des prix du marché. Demandez des devis auprès des compagnies qui vous intéressent. Si l’un de vos accessoires ou costume coûte une fortune, voyez s’il ne serait pas possible de contourner cet achat, ou alors de le faire faire par quelqu’un autrement ? Comparez les prix de location d’espaces de répétition, regardez s’il ne serait pas avantageux de réserver en bloc plutôt que de faire ça au jour le jour. Covoiturage, ou option groupe de voyage pour vos transports ?  Prenez votre temps pour établir ce dont vous avez besoin, ce dont vous rêvez et ce qui est faisable. Relisez-vous ou demandez à quelqu’un de vous relire – si vous avez un ami comptable ou banquier, c’est encore mieux ! ;)

Une fois votre étude faite, établissez combien vous allez dépenser pour chacune de ces catégories. Si au cours de votre projet vous voyez – par exemple – que vous n’avez pas dépensé tout ce que vous aviez alloué pour les costumes, mais que vous êtes un peu short pour votre publicité ou vos transports : redistribuez les richesses. Sachez faire preuve de flexibilité monétaire, amis budgeteurs!

Regarde – je suis organisé, et c’est beau

Catégories de budget – fait

Allocations des sous – fait

Campagne de financement – en cours

Il ne vous reste plus qu’à prouver à votre contributeur, vos sponsors potentiels et à votre public que vous le valez bien. Comme nous avons précédemment vu, il existe plusieurs options pour financer votre spectacle. Vous rédigez votre dossier de présentation, ou créez votre page Ulule, vous présentez le projet : c’est beau, c’est propre, ça pétouille. On aime.

Ce que le sponsor ou contributeur potentiel aimera, budgéteur, c’est qu’on le rassure sur l’avenir des petits euros qu’il aura donné. C’est important de montrer que l’équipe en charge du projet est digne de confiance. Si vous demandez une subvention ou un sponsor, cela vous permet de construire une relation, ce qui peut être pratique et lucratif pour des projets futurs. Dans le cas d’un financement participatif ou d’un mécénat, cela représente un avantage non négligeable : si un contributeur ou mécène est content et a confiance en vous, il va 1) en parler à des relations, 2) recommander le projet, 3) et peut-être même qu’il augmentera son don s’il en a les moyens. Passez donc du temps à bien rédiger votre dossier de présentation ou votre page Ulule, et ajoutez une catégorie « Comment vos dons vont-ils nous aider »  - vous m’en remercierez, vous verrez.

Les p’tites lignes en bas du contrat

Enfin, n’oubliez pas de lire les informations et conditions de paiement si vous vous engagez avec un sponsor, une subvention ou autre forme de financement. On peut vous demander de rembourser la somme, de donner une partie de votre recette, de faire de la publicité pour votre sponsor. Dans le cas d’un crowdfunding Ulule, les sites qui rendent les transactions de paiement en ligne possibles ont besoin de chtits sous pour vivre, il y a des taxes et autres frais à prendre en compte dans votre budget. C’est pour cela - et aussi pour son accompagnement personnalisé - qu’Ulule prend une commission de 8% (5% pour la plateforme et 3% de frais bancaires) sur les projets qui réussissent. Une fois votre budget spectacle alloué, faites bien vos calculs pour voir ce que vous aurez une fois le financement atteint et ajustez votre cible en fonction.

Recherche, information, préparation, organisation. Peu importe ce que vous faites, il n’y a pas d’autre méthode pour être couronné de succès.

Projets dont vous pouvez vous inspirer

Alors que je faisais quelques recherches, je suis tombée sur ces pages de projets, qui je pense sont un bon exemple en matière de clarté financière:

Théâtre à l’italienne de Bar-Le-Duc, projet de rénovation d’un théâtre, financé en 2016.

De Ma Fureur Tu Auras Peur // -M- , à la croisée du fait divers et du cabaret, financé en juillet 2017.

Un Dom Juan, une nouvelle adaptation de la pièce de Molière, financé en juillet 2017.

Avez vous des trucs et astuces pour budgéter en toute simplicité? Avez-vous eu des mésaventures financières qui vous ont appris à gérer un budget efficacement? Dites nous en plus dans les commentaires!

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