Un dossier de mécénat ou de sponsoring doit être le plus clair et synthétique possible. Il doit donner confiance, donner les informations essentielles et donner envie de rencontrer le porteur du projet.
Le dossier de sponsoring est un ensemble. Certaines entreprises reçoivent plus de centaines demandes de mécénat par mois ! Il se doit donc d’être soigné tant au niveau de la présentation que de la structure.
La présentation du dossier de sponsoring :
Le dossier doit contenir au minimum 5 pages (sans compter les annexes).
Si le dossier contient plus de 5 pages, pensez à faire un sommaire et un résumé de votre projet sur une page.
Pensez efficace ! Une présentation de qualité est importante mais inutile d'en faire trop.
Plus votre dossier sera clair et succinct, plus il aura une chance d’être parcouru.
La structure du dossier de sponsoring :
La couverture doit reprendre le titre du projet et éventuellement un sous-titre explicatif, parfois le logo de l’association, dates et lieux de l’événement ainsi que le nom et les coordonnées du ou des responsables.
Le dossier en lui-même se découpe en 5 parties :
1. Présentation du responsable du projet, de l’association, des parrains de l’événement, soit tout ce qui peut apporter une certaine crédibilité quant à la qualité (précédentes réalisations etc…) et la fiabilité des porteurs de projet (expérience etc…).
2. Présentation du projet : origine et objectifs, description, informations pratiques (lieu, date, durée...). Eventuellement perspectives à venir.
3. Public et campagne de promotion : campagne de communication, diffusion, description (affiches, dépliants, tickets, spots tv ou radio, etc…) et quantité (nombre d’exemplaires etc..), cible visée,etc...
4. Budget présenté dans les grandes lignes :
Côté recettes : subsides, aide en nature obtenue, recettes propres, mécénat recherché.
Côté dépenses : salaires, frais fixes, autres frais divers liés à l’événement.
La part du mécénat recherché ne doit pas dépasser 10 à 20% du budget total.
5. Opportunités de partenariats :
C’est la partie la plus intéressante pour les entreprises partenaires. Il se doit donc d’être le plus clair, le plus inventif et attrayant possible.
Les objectifs, l’intérêt, les souhaits de retombées, les moyens financiers, les modes de décisions, la fonction du responsable sponsoring ou mécénat varient d’une entreprise à l’autre. Il s’agit donc de faire des propositions adaptables au plus grand nombre et laissant la porte ouverte à la discussion (proposition de formules modulables en fonction de l’interlocuteur). L’idéal est bien entendu un accord avec un partenaire unique et à long terme. Il faut aussi envisager des suggestions pour des co-sponsors, des sponsors ponctuels ou par projet, ainsi que pour des sponsors en services ou en nature.
Il s’agit d’une part de définir les montants recherchés en sponsoring et d’autre part d’énumérer les différentes possibilités de retombées à offrir. Les propositions peuvent être adaptées en fonction des souhaits du sponsor.
- Annexes : catalogues, revue de presse, Curriculum Vitae, programme, documents promotionnels, photos...
Les différents types de partenariats à proposer :
1. Partenaire majeur/exclusif/structurel
Prise en charge de la totalité du montant recherché ou d’un montant conséquent. Association à l’ensemble des activités et éventuellement invitation à participer aux décisions (membre du conseil d’administration, participation aux réunions de travail...)
2. Partenaire ponctuel/de projet, sponsor
Budgets différents selon la nature de chaque projet. Retombées moindres ou liées au projet uniquement.
3. Partenaire en service/nature
Par exemple pour le transport, les assurances, les matériaux nécessaires, l’hébergement et diverses fournitures. Retombées en fonction de la valeur du partenariat.
Les retombées à envisager :
1. Visibilité
- Logo ou espace réservé au sponsor sur tous les documents promotionnels : affiches, dépliants, invitations, tickets d’entrée, cd-rom, site internet, catalogue, programme, journal ou autre publication, avec le nombre d’exemplaires distribués.
- Logo sur les annonces publicitaire (Web, radio ou tv).
- Association à la campagne presse : invitation et prise de parole lors de la conférence de presse, mention dans le communiqué de presse et le dossier de presse.
- Présence sur les lieux (panneau, banderole, stand...)
- Présence à l’inauguration : prise de parole
2. Relations Publiques
- Visites guidées, nocturnes, mise à disposition de salles de réception pour les invités du sponsor.
- Invitations au vernissage ou autres événements officiels.
3. Communication interne
- Articles et photos dans les publications de l’entreprise
- Entrées gratuites pour le personnel
- Participation à l’une ou l’autre activité
- Implication de certains membres du personnel dans la mise en place du projet
4. Communication externe
- Autorisation pour le sponsor d’utiliser dans sa communication le logo du « culturel »
- Cadeau d’entreprise
- Catalogue, ouvrage d’art, objet de merchandising ou cd-rom gratuits et/ou à prix préférentiels.
- Places, entrées ou programmes offerts.
Découvrez également nos conseils pour elaborer un dossier de présentation et décrocher des subventions.
Vous souhaitez faire un plan de communication ? Découvrez notre guide.
Vous savez maintenant comment rédiger un dossier de sponsoring ! Si vous avez de bons exemples de dossiers de sponsoring à nous soumettre (ou au contraire des conseils sur les choses à ne surtout pas faire !), n'hésitez pas, les commentaires sont là pour ça. Un retour de sponsors serait fort intéressant aussi : avis aux amateurs !
