Gracias a la tecnología, el teletrabajo y la externalización de los negocios, cada vez existe más distancia y más diferencia horaria entre las personas que conforman un mismo equipo.
Si este es tu caso, afortunadamente existen muchas herramientas online gratuitas que te ayudarán a que el caos y la desinformación no se apodere de tu proyecto.
Revisamos 10 herramientas gratuitas útiles para trabajar en equipo de forma productiva.
Para usarla tan solo es necesario contar con una cuenta de Google. Permite crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones en línea y modificarlos en tiempo real entre todos los usuarios que tengan permiso.
Es una herramienta de comunicación que te permite crear canales por departamentos o actividades donde poder chatear y compartir archivos.
Para los que necesitan hacer videoconferencias y compartir pantalla, esta herramienta ya viene instalada por defecto teniendo cuenta de Google.
Otra herramienta de comunicación que permite crear canales o salas por temática y realizar videoconferencias. Le diferencia de las anteriores sus gran variedad de emoticonos divertidos que expresarán tus estados de ánimo (y gustos frikis) a la perfección.
Es una herramienta de gestión de proyectos y tareas intuitiva y muy completa. Puedes asignar tareas a las personas de tu equipo, crear conversaciones, dar seguimiento a los proyectos, tener un calendario claro de hitos y compartir documentos.
Es una herramienta de gestión de proyectos con la que podrás compartir archivos, asignar tareas, planificar calendarios, establecer fechas de entrega y ¡generar informes! Un aplauso.
Esta herramienta es muy sencilla de usar y sirve para organizar proyectos por tareas en forma de tablón o pizarra. Puedes crear checklist, compartir documentos, etiquetar a usuarios, crear un deadline para cada tarea y para no perderte ninguna novedad, se encarga de enviarte automaticamente notificaciones al correo electrónico cada vez que hay alguna modificación en los tablones.
Se trata de una herramienta para almacenar información, especialmente útil cuando quieres compartir vídeos o imágenes que pesan demasiado para enviarlas por e-mail. Ofrece 2GB de almacenamiento gratis y para compartir la información solo es necesario enviar un link público a la persona interesada.
Una herramienta muy útil para compartir documentos pesados con alguien sin necesidad de instalar ningún software (al contrario que pasa en Dropbox). Los links de descarga son temporales y solo duran unas horas.
Gestiona tus reuniones, visitas, vacaciones, viajes y las de tu equipo en un solo lugar. Viene instalada por defecto en los servicios disponibles de las cuentas Google y puedes ponerle ¡mil colores!
Y para casos desesperados... la técnica del pomodoro
Si después de usar estas 10 herramientas aún sigues teniendo problemas para coordinarte con tu equipo y hacer crecer tu proyecto... quizá no es cuestión de caos sino de foco. Para estos casos, existe una undécima herramienta:
Se trata de un contador con forma de tomate (como los que usan para cronometrar el tiempo que debemos cocinar la comida en el horno. La técnica del pomodoro (tomate en italiano) marca ciclos de trabajo de 25 minutos durante los cuales deberás estar totalmente concentrado en una sola tarea. Por cada ciclo se descansan 5 minutos (es decir, por cada 4 pomodoros seguidos, se recomienda descansar 15 minutos).
Se trata de una forma sencilla de valor cuánto tiempo real te lleva una tarea y de evitar tus distracciones y las de tu equipo.
Esperamos que todas estas herramientas te sean útiles para sacar el máximo partido a tu proyecto y sus posibilidades de crecimiento.
¡Feliz trabajo en equipo!