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Le petit guide de l'envoi des contreparties

  • Serial Ululer

Félicitations pour la réussite de votre collecte ! Vous avez réalisé votre projet ou en tout cas c'est le moment d'envoyer les contreparties. 

Voici un petit guide pour vous aider dans l'envoi de vos contreparties que nous vous proposons grâce au retour d'expérience de nos porteurs de projet. 

1. Commencez par indiquer les échéances d’envoi des contreparties dans des news (surtout s’il y a du retard ! Les retards, ça arrive, mais il faut rester transparents et tenir au courant vos contributeurs) 

2. Vous pouvez télécharger l'ensemble des informations nécessaires à cet envoie dans l'onglet Mes contributeurs et en haut à droite en cliquant sur Exporter au format excel.

Si vous remarquez qu'il manque beaucoup d'adresses, n'hésitez pas à publier une news (et un post Facebook) rappelant que vos contributeurs doivent indiquer leur adresse de livraison en se connectant à leur compte Ulule puis en allant dans Mes transactions puis en cliquant sur le petit stylo de la contrepartie Editer l'adresse et les préférences. 

N'hésitez pas à leur copier-coller des captures d'écran pour qu'ils comprennent bien la marche à suivre.

Pensez aussi à relancer les personnes dont vous n'avez pas les adresses postales par mail.

source : projet Lunii

Vous pouvez préciser une date butoir à laquelle vous téléchargerez à nouveau le fichier pour l'envoie définitif des contreparties

S'il manque toujours des adresses postales (ce qui risque d'arriver) ne vous inquiètez pas, vous avez fait le nécessaire et si vos contributeurs ne réagissent pas, ce n'est pas de votre faute ! Ils se manifesteront peut-être plus tard en vous contactant ou en vous laissant un commentaire sur votre page projet auquel cas vous pourrez vous justifier en leur montrant les mails/News de relance que vous aviez faits ;) 

3. Vous avez donc reçu un beau fichier excel recelant toutes les informations nécessaires, les adresses de vos contributeurs, leur nom et la contrepartie choisie.

Si vous débutez avec excel, voici quelques tutoriaux de base en vidéo :

Trier ses données

Ajouter des commentaires

4. Si vous avez des problématiques de tailles/couleurs/motifs.. créez un Google form

5. Vous vous préparez à poster vos lettres/colis

Voici une méthode (parmis d'autres) pour faciliter le formatage en étiquette publipostage. Elle nécessite l'usage de Google Docs et Google Sheets.

Etape 1 : préparez votre feuille de calcul

Tout d’abord vous devez saisir les informations que vous souhaitez fusionner dans une feuille de calcul Google sheets (http://drive.google.com).
Cliquez sur Créer  >  Feuille de calcul
Il faut importer alors votre fichier excel que vous transmettez

Fichier > Ouvrir > Importer > votre fichier xls excel

Ces informations doivent être mises en forme dans des colonnes les unes à côtés des autres avec la première ligne servant d’en-tête pour la description de chaque colonne, par exemple : Nom, adresse, etc.
CE QUI EST DEJA LE CAS POUR VOTRE FICHIER NORMALEMENT.

Etape 2 : ajoutez le module complémentaire

Revenez sur la page d’accueil de Google Drive et créez un nouveau Google Docs.
Cliquez sur l’onglet  Modules complémentaires en haut de l’écran, puis télécharger des modules complémentaires. Faites défiler l’écran jusqu’au module Avery Label Merge (ou tapez directement « Avery Label Merge » dans l’outil de recherche en haut à droite).

Cliquez sur le bouton bleu «GRATUIT ». Le module va alors s’installer et s’exécuter automatiquement.

suivre ensuite les consignes...

Merci à Breizhscapes du projet  Livre " Regards croisés en Bretagne " pour cette astuce qui vous fera gagner un temps fou !

 

6. Enfin, pensez à un message d’accompagnement personnalisé pour les contreparties, c’est le meilleur moyen de continuer à faire parler de son projet et maintenir le lien avec vos contributeurs.

7. Soufflez :-)

 

3 replies

    Bonjour,

    étant donné que nous envisageons l'ouverture d'un lieu, la plupart des contreparties seraient, ou bien matérialisées dans le lieu ou bien à venir chercher sur place.

    Est-ce une difficulté ? Faut-il forcément les expédier ?

    Merci à vous

    L'équipe du Bar commun

    • Serial Ululer

    Bonjour,

    Non aucun problème, il faudra simplement le préciser dans la description des contreparties. 

    Bonne fin de journée,

    Déborah @Team Ulule

      Bonjour, le problème est que je n'ai absolument aucune idée des contreparties à apporter. J'avais pensé à des cheques cadeaux et coupos de réduction e cas de réservation sur mo site web mais ceu-ci n'entrent pas dans les criteres de contrepartie.

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