Félicitations pour la réussite de votre collecte !
Voici un petit guide pour vous aider dans l'envoi de vos contreparties que nous vous proposons grâce au retour d'expérience de nos porteurs et porteuses de projet.
1. Commencez par indiquer les échéances d’envoi des contreparties dans des News sur votre page Ulule (surtout s’il y a du retard ! Les retards, ça arrive, mais il faut rester transparents et tenir au courant vos contributeurs)
2. Vous pouvez télécharger l'ensemble des informations nécessaires à cet envoi dans l'onglet Mes contributeurs et en haut à droite en cliquant sur Exporter au format excel.
Si vous remarquez qu'il manque des adresses, n'hésitez pas à publier une news (et un post Facebook) rappelant que vos contributeurs et contributrices doivent indiquer leur adresse de livraison en se connectant à leur compte Ulule puis en allant dans Mes contributions puis en cliquant sur Détails de la contrepartie puis sur Modifier dans le bloc Adresse. NB : il ne manquera pas d'adresses postales si vous aviez paramétré dans vos contreparties la demande d'adresse postale obligatoire.
3. Vous avez donc reçu un beau fichier excel recelant toutes les informations nécessaires, les adresses de vos soutiens, leur nom et la contrepartie choisie.
Si vous débutez avec excel, voici quelques tutoriaux de base en vidéo :
4. Si vous avez des problématiques de tailles/couleurs/motifs.. créez un Google form, un outil gratuit de Google qui permet de paramétrer toutes les informations dont vous avez besoin pour expédier les contreparties.
5. Vous vous préparez à poster vos lettres/colis
Voici une méthode (parmi d'autres) pour faciliter le formatage en étiquette publipostage. Elle nécessite l'usage de Google Docs et Google Sheets.
Etape 1 : préparez votre feuille de calcul
Tout d’abord vous devez saisir les informations que vous souhaitez fusionner dans une feuille de calcul Google sheets (http://drive.google.com).
Cliquez sur Créer > Feuille de calcul
Il faut importer alors votre fichier excel que vous transmettez
Fichier > Ouvrir > Importer > votre fichier xls excel
Ces informations doivent être mises en forme dans des colonnes les unes à côtés des autres avec la première ligne servant d’en-tête pour la description de chaque colonne, par exemple : Nom, adresse, etc.
CE QUI EST DEJA LE CAS POUR VOTRE FICHIER NORMALEMENT.
Etape 2 : ajoutez le module complémentaire
Revenez sur la page d’accueil de Google Drive et créez un nouveau Google Docs.
Cliquez sur l’onglet Modules complémentaires en haut de l’écran, puis télécharger des modules complémentaires. Faites défiler l’écran jusqu’au module Avery Label Merge (ou tapez directement « Avery Label Merge » dans l’outil de recherche en haut à droite).
Cliquez sur le bouton bleu «GRATUIT ». Le module va alors s’installer et s’exécuter automatiquement.
suivre ensuite les consignes...
Merci à Breizhscapes du projet Livre " Regards croisés en Bretagne " pour cette astuce qui vous fera gagner un temps fou !
6. Enfin, pensez à un message d’accompagnement personnalisé pour les contreparties, c’est le meilleur moyen de continuer à faire parler de son projet et maintenir le lien avec vos contributeurs et contributrices.
7. Soufflez :-)
N'hésitez pas à consulter cet article dédié à la logistique post-collecte dans l'édition.
Si vous êtes à la recherche de prestataires pour vous aider dans la logistique ou la production de goodies nous avons référencé quelques partenaires ici.
Pour revenir au sommaire avec toutes nos astuces pour préparer et promouvoir sa campagne c'est ici.